рішення виконкому від 21.12.2021

Дата: 29.12.2021 13:07

Кількість переглядів: 927

Рішення виконкому від 21.12.2021 р.

УКРАЇНА

ПРИСТОЛИЧНА СІЛЬСЬКА РАДА

БОРИСПІЛЬСЬКОГО РАЙОНУ

КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 В И К О Н А В Ч И Й   К О М I Т Е Т

Р I Ш Е Н Н Я

від 21 грудня 2021 р.                           № 443

с. Щасливе

Про встановлення тарифу на теплову енергію, що надається

ТОВ «СІТІСТЕЙСТСЕРВІС»

Розглянувши звернення ТОВ «СІТІСТЕЙТСЕРВІС» за вх. №02-13/3396 від 14.12.2021 р. про затвердження тарифу на теплову енергію для споживачів (населення) у багатоквартирному будинку № 14 по вул. Лесі Українки в с. Щасливе, керуючись п.2 ч.«а» ст.28 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», п.1, п.5 ст.10 Закону України «Про житлово-комунальні послуги», ст. 20 Закону України «Про теплопостачання», постановою Кабінету міністрів України від 01.06.2011р. № 869 «Про забезпечення єдиного підходу до формування тарифів на житлово-комунальні послуги» (зі змінами та доповненнями), ст. 15 Закону України «Про ціни та ціноутворення», а також беручи до уваги звернення співвласників багатоквартирного будинку № 14 по вул. Лесі Українки в с. Щасливе від 21.12.2021 р.,

виконавчий комітет Пристоличної сільської ради ВИРІШИВ:

1. Встановити наступний тариф на теплову енергію для І групи споживачів (населення) у багатоквартирному будинку № 14 по вул. Лесі Українки в с. Щасливе, постачання якої здійснюється ТОВ «СІТІСТЕЙСТСЕРВІС»  (код ЄДРПОУ 34514979):

для населення:

- 2068,39 грн./Гкал (дві тисячі шістдесят вісім грн. 39 коп.) без ПДВ;

- 2482,07 грн./Гкал (дві тисячі чотириста вісімдесят дві грн. 07 коп.) з ПДВ;

2. ТОВ «СІТІСТЕЙСТСЕРВІС» (код ЄДРПОУ 34514979) проінформувати споживачів про зміну тарифів на теплову енергію, її виробництво, транспортування та постачання з посиланням на це рішення відповідно до вимог Закону України «Про житлово-комунальні послуги».

3. Контроль за виконанням даного рішення покласти на заступника сільського голови з питань діяльності виконавчого комітету Пристоличної сільської ради – Олександра СТРОКАЧА.

Сільський голова                                                  Микола КАСЬКІВ

ПРИСТОЛИЧНА СІЛЬСЬКА РАДА

Бориспільського району

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Р І Ш Е Н Н Я

від  21 грудня 2021 року                    № 444

   с. Щасливе

Про надання погодження Ісмаілову Ібадулі на здійснення виїзної (виносної) торгівлі (ялинки) в с.Чубинське

    Відповідно до підпункту 8 пункту а статті 30 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Правил роботи дрібно роздрібної торгівельної мережі, затверджених наказом Міністерства зовнішніх економічних зв’язків і торгівлі України № 369 від 08.07.1996, статті 10 Закону України «Про благоустрій населених пунктів», статті 28 Закону України «Про регулювання містобудівної діяльності», розглянувши заяву  Ісмаілова І. щодо надання згоди на здійснення виносної (виїзної) торгівлі в  с. Чубинське (біля магазину «Фора»), заслухавши та обговоривши пропозиції членів виконавчого комітету,

виконком Пристоличної сільської ради ВИРІШИВ:

1. Погодити Ісмаілову Ібадулі здійснення виносної (виїзної) торгівлі ялинками в с.Чубинське (поблизу магазину «Фора»).
2. Зобов’язати Ісмаілова І. утримувати торгівельне місце в належному стані, забезпечити благоустрій території, організувати вивезення відходів та сміття, уклавши договір з Комунальним підприємством «Комунальне унітарне підприємство Пристоличної сільської ради «Олександрівкажитлобудсервіс» або іншою організацією, яка має відповідну ліцензію.
3. Попередити  Ісаілова І., що у разі порушення ним вимог законодавства щодо дрібно роздрібної торгівельної мережі, інших нормативних актів, дозвіл на здійснення виносної торгівлі за поданням правоохоронних органів  може бути скасовано.
4. Контроль за виконанням даного рішення покласти на   начальника Управління капітального будівництва, житлово-комунального господарства та регіонального розвитку Дриготу О.В.

ПРИСТОЛИЧНА СІЛЬСЬКА РАДА

Бориспільського району

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Р І Ш Е Н Н Я

від  21 грудня 2021 року                    № 445

   с. Щасливе

Про затвердження плану роботи виконавчого комітету Пристоличної

сільської  ради на 2022 рік

На  підставі пункту  7 частини першої статті 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», заслухавши і взявши до уваги пропозиції секретаря виконкому сільської ради  та членів виконкому щодо плану роботи та основних завдань виконавчого комітету на  2022 рік,

виконком Пристоличної сільської ради ВИРІШИВ:

1. Затвердити план роботи  виконавчого комітету Пристоличної сільської ради на  2022 рік згідно додатку. 
2. Керівникам структурних підрозділів сільської ради забезпечити своєчасну і якісну підготовку та виконання заходів, що передбачені цим планом.
3.  Контроль за виконанням рішення покласти на секретаря виконавчого комітету сільської ради та голів постійних комісій.

Сільський голова                                                           Микола КАСЬКІВ

                                                                                 Затверджено

                                                                                 рішенням виконкому

                                                                                 № 445 від 21.12.2021р.

ПЛАН

роботи  виконкому Пристоличної сільської ради

на 2022 рік

2. ПЕРЕЛІК ПИТАНЬ ДЛЯ ОБГОВОРЕННЯ НА ЗАСІДАННІ

ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

 с і ч е н ь

1.Про виконання місцевого  бюджету     за  2021 рік.

2. Про перелік об’єктів та види суспільно корисних робіт для відбування порушниками громадських робіт.

3. Про визначення переліку видів громадських робіт в установах, організаціях та селищній  раді, що мають суспільно – корисну спрямованість, відповідають потребам громади та сприяють його  соціальному розвитку на 2022 рік.

лютий

1.Про підсумки роботи виконкому сільської  ради по здійсненню делегованих повноважень виконкомом сільської ради за 2021 рік.

2. Про графік особистого прийому громадян посадовими особами місцевого самоврядування.

березень

1.Про роботу виконкому з неблагополучними сім^’ями на території сільської ради та умови проживання сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування.

2.Про місячник з благоустрою і санітарної очистки населених пунктів сільської ради.

квітень

1.Про підготовку заходів до відзначення Дня пам^’яті та примирення на території сільської ради.

 2.Про стан електрозабезпечення населення на території  сільської ради.

3.Організаційні питання щодо перепису населення.

4. Про роботу соціальних робітників по обслуговуванню вдома самотніх непрацездатних громадян похилого віку.

травень 

1.Про роботу  дошкільних закладів на території сільської ради.

2. Про організацію оздоровлення дітей   і підлітків влітку 2022 року.

3. Про хід підготовки щодо відкриття ЦНАПу у Пристоличній сільській раді.

червень

1. Про підготовку об’єктів соціально-культурного призначення до роботи в осінньо-зимовий період 2022/2023 років.                                                            

 2.Про стан дотримання правил благоустрою населеного пункту жителями села та керівниками підзвітних установ,  підприємств та організацій  незалежно від форм власності та підпорядкування.

3.

липень 

1.Про виконання  місцевого  бюджету за 2 півріччя  2022 року 

2.Про виконання виконкомом сільської ради Закону України «Про звернення громадян»  за І півріччя 2022 року. 

3.Про підсумки роботи виконкому сільської ради по здійсненню делегованих повноважень за  І півріччя 2022 року.       

4.Про план заходів по підготовці до святкування дня Незалежності України.                           

серпень 

1. Про готовність закладів освіти до нового навчального року в 2022 -2023 роках.

2.Про підготовку об’єктів соціальної сфери сіл  до роботи в осінньо-зимовий період.      

 3. Про стан медичного обслуговування на території сільської ради.

вересень 

1.Про організацію харчування дітей в навчально-дошкільних закладах.

2.Про стан виконавської дисципліни у виконкомі сільської ради.

3. Про план заходів по підготовці до святкування Дня села.

жовтень 

1. Про роботу закладів культури та спорту на території сільської ради.
2. Про стан роботи комунальних підприємств, створених Пристоличною сільською радою.

листопад

1.Про роботу адмінкомісії при виконкомі сільської ради

2.Про стан обліку та сплати земельного податку з фізичних осіб в  2022 році.

3. Про заходи по підготовці до Новорічних та Різдвяних свят в селах Пристоличної ОТГ.

грудень

1 Про схвалення  проекту рішення  місцевого бюджету на 2023 рік

2. Про проект Програми соціально – економічного розвитку Пристоличної сільської ради на 2023 – 2024 роки.

3. Про план роботи виконавчого комітету на І півріччя 2023 року

Перелік інших питань для обговорення на засіданнях виконавчого комітету:

- Про заходи щодо забезпечення виконання доходів сільського бюджету  Пристоличної сільської ради, економного та раціонального використання бюджетних коштів у 2022  році;

- Про затвердження тарифів на комунальні послуги (із збору та на вивезення твердих побутових відходів, водопостачання та водовідведення, подання теплової енергії);

- Про стан обліку дітей дошкільного і шкільного віку;

- Про стан обліку громадян, які постійно або тимчасово проживають в селі, платників земельного податку та ведення погосподарського обліку у виконкомі сільської ради;

- Про стан вчинення нотаріальних дій, реєстрації актів цивільного стану у виконкомі сільської ради;

- Про стан організації роботи щодо запобігання бездоглядності неповнолітніх;

- Про стан створення трудового архіву у Пристоличній ОТГ;

- Про передпроектні пропозиції щодо внесення змін до Генерального плану Пристоличної сільської ради;

- Про сприяння поліпшення  транспортного сполучення між населеними пунктами;

- Щодо проведення свята «Дня села» в населених пунктах.

Організаційні заходи, які проводитиме

сільська рада, постійні комісії, виконавчий комітет

та апарат ради

- Участь у підготовці і проведенні  сесій, засідань постійних комісій ради.

 - Проведення нарад з працівниками апарату виконавчого комітету сільської  ради.

- Проведення особистого прийому громадян сільським  головою, секретарем виконавчого комітету сільської ради, заступниками  сільського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.

-  Проведення виїзних прийомів громадян в населених пунктах сільської ради.

- Організація прийому громадян депутатами сільської ради ( За окремим графіком).

 -  Навчання депутатів.

- Підготовка і проведення загальних зборів (сходів) громадян села за необхідності.

- Робота з депутатськими запитами, узагальнення пропозицій і зауважень депутатів, висловлених на сесіях ради, та виборців під час зустрічей з депутатами, доведення їх до виконавців, для вжиття заходів та інформування про вжиті заходи.

- Організувати та провести уточнення погосподарських книг, перепис худоби та посівних площ особистих селянських господарств громадян.

- Проводити роз’яснювальну роботу та надавати практичну допомогу жителям села в оформлені субсидій, приватизації земельних ділянок, забезпечувати виконання  заходів, щодо соціального захисту пільгових категорій населення.                 

- Організовувати прибирання та забезпечити утримання в належному стані пам’ятних місць, прилеглих територій установ, вулиць та домогосподарств на території громади.

- Організовувати правовиховну  роботу серед населення, інформувати населення  про прийняті  рішення та їх виконання.      

-   Проводити  наради – семінари з керівництвом сільських установ і організацій виконавчим комітетом з метою поліпшення діяльності органів місцевого самоврядування щодо подальшого розвитку території .     

 5. ОРГАНІЗАЦІЯ ПРОВЕДЕННЯ МАСОВИХ ЗАХОДІВ, УРОЧИСТОСТЕЙ

Секретар виконавчого комітету

сільської  ради                                                      Галина ЖУРАВЛЬОВА 

ПРИСТОЛИЧНА СІЛЬСЬКА РАДА

Бориспільського району

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Р І Ш Е Н Н Я

від  21 грудня 2021 року                    № 446

   с. Щасливе

Про затвердження Інструкції з діловодства

у Пристоличній сільській раді

         Керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», наказом Міністерства юстиції України  від 18.06.2015 № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» з метою подальшого вдосконалення порядку документування і організації роботи з документами,

виконком Пристоличної сільської ради ВИРІШИВ:

         1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Пристоличній сільській раді  (надалі - Інструкція), що додається.

          2. Керівникам управлінь, відділів, структурних підрозділів виконавчого комітету Пристоличної сільської ради:

          2.1. Організувати вивчення Інструкції з працівниками;

          2.2. Забезпечити неухильне дотримання умов Інструкції, затвердженої цим рішенням.

          3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на секретаря виконавчого комітету селищної ради Галину Журавльову.

Сільський голова                                                           Микола КАСЬКІВ

ПРИСТОЛИЧНА СІЛЬСЬКА РАДА

ІНСТРУКЦІЯ

 З ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА

В ПРИСТОЛИІЧНІЙ СІЛЬСЬКІЙ РАДІ

ТА ЇЇ ВИКОНАВЧОМУ КОМІТЕТІ

Розроблена на підставі

Постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. N 55  «Про деякі питання документування управлінської діяльності»

Затверджена рішенням виконавчого комітету Пристоличної сільської ради №  446 від 21.12.2021 р.

с. Щасливе

2021

І. Загальні положення

1. Інструкція  з діловодства в Пристоличній сільській ради та виконавчого комітету (далі - Інструкція) встановлює загальні правила до документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними  в електронній та паперовій формах у виконавчому комітеті Пристоличної сільської ради, її підрозділах  (далі –  сільська рада), включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві установи, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією.

Ця Інструкція з діловодства розроблена відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», якою затверджена  Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, згідно з ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163-2003), затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55 та Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5,  зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.06.2015  за № 736/27181.

Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення   поширюються  на  службову документацію, створену  в паперовій формі. Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації  повинні відповідати вимогам національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та цієї Інструкції.

3. Особливості організації діловодства з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами та не можуть регулюватися цією Інструкцією.

Вимоги цієї Інструкції до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.

4. Відповідальність за організацію  діловодства  в  установі несе перший заступник сільського голови.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів,  що розробляються на виконання завдань,  визначених  у законах  України, актах Президента України, постановах Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра   України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади, та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію  Верховної  Ради України,  Адміністрації Президента України,  Кабінету Міністрів України (далі - запити,  звернення, а також   кореспонденція   Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету  Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів   відповідають   заступник  сільського голови, секретар сільської ради, секретар виконавчого комітету.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів відповідальним є його розробник (автор).

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги до створення документів

6. Документування   управлінської   інформації   полягає    у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

7. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Регламентами сільської ради, виконавчого комітету, розподілом обов’язків між заступниками сільського голови та керуючою справами виконкому, рішеннями сільської ради та виконкому, розпорядженнями сільського голови, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями та цією Інструкцією з діловодства.

8. В сільській раді визначається сукупність документів, передбачених  номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про її діяльність. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

9. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (рішення, розпорядження, доручення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом сільської ради та виконкому, компетенцією посадових осіб та порядком прийняття управлінського рішення  на підставі єдиноначальності або колегіальності.

10. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади, місцевого самоврядування та спрямовуватись на виконання сільською радою та її виконавчими органами  покладених на них завдань і функцій.

11. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31.12.98  № 1024 (зі змінами)  (далі — ДКУД).

12. Документ повинен містити обов’язкові для його певного виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

13. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфікованими шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника  уніфікованих (типових) форм документів установи.

14. Сільська рада здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

15. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки, тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи,  дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

16. Органiзацiйно-розпорядчi документи оформлюються на бланках, що виготовляються згiдно з вимогами цiєї Iнструкцiї.

Для виготовлення бланкiв використовуються аркушi паперу формату А4 (210 х 297 мiлiметрiв) та А5 (210 х 148 мiлiметрiв). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 мiлiметрiв) - для оформлення документiв у виглядi таблиць i А6 (105 х 148 мiлiметрiв) - для резолюцiй (доручень).

Бланки документiв повиннi мати такi поля (мiлiметрiв):

30 - лiве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів та відповідно до нормативно-правових актів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

17. У сільській раді використовують такi бланки документiв:

- бланки листів (додатки 2, 3);

- бланк конкретного виду документа (рішення сесії сільської ради, рішення виконавчого комітету, розпорядження сільського голови) (додатки 4, 5, 6).

18. У сільській раді можуть застосовуватися бланки документів структурних підрозділів у разі, коли керівник підрозділу має право підписувати документи в межах його повноважень

19. Бланки документів у сільськійраді та її структурних підрозділах виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

20. Деякi внутрiшнi документи (заяви працiвникiв, доповiднi записки, довiдки тощо) та документи, що створюються вiд iменi кiлькох установ, оформлюються не на бланках.

Оформлення реквізитів документів

21. Під  час  підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники сільської ради оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020 та вимог передбачених Додатком 1.

Зображення Державного Герба України

22. Зображення   Державного  Герба  України  розміщується  на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради  України від  19  лютого  1992  р.  N  2137-XII "Про Державний  герб  України".

Зображення Державного Герба України  розміщується по центру  верхнього поля бланка з кутовим розташування реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки, 12 міліметрів завширшки. 

Коди

23. Код  установи  проставляється  згідно з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР).  

На бланках  для  листів  зазначений  код  розміщується  після реквізиту "Довідкові дані про установу".

24. Код  форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності  фіксування  коду  форми  документа приймає керівник установи окремо щодо кожного виду документа.

Найменування установи

25. Найменування сільської ради - автора документа визначено згідно з Законом України „Про місцеве самоврядування в Україні” та зафіксовано  у виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР).

Скорочене найменування сільської ради вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа.

Довідкові дані про установу

26. Довідкові  дані  про сільську раду мають містити таке: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайту тощо). Ці дані розміщують нижче найменування сільської ради.

Реквізити поштової адреси зазначають у такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

27. Назва виду документа (наказ,  рішення,  доповідна записка тощо) повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

28. Датою документа є дата його реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.12.2021.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 грудня 2021 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 грудня 2021 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

29. Індексація документів полягає  у  присвоєнні  їм  умовних позначень  -  індексів,  які  надаються  документам  під  час  їх реєстрації.

Присвоєння реєстраційного індексу здійснюється в автоматичному або автоматизованому режимі за допомогою програмно-технічних засобів.

Реєстраційний індекс   складається   з   порядкового   номера документа   у   межах  групи  документів,  що  реєструються,  який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за   номенклатурою   справ,  структурного  підрозділу, кореспондентів,  посадових осіб,  які розглядають  або  підписують документ,  виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

 Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються  одна від  одної  правобічною  похилою  рискою.  Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може  змінюватися  залежно від  того,  який  документ  реєструється,  - вхідний чи такий,  що створений в установі.

Для вхідних документів  реєстраційний  індекс  складається  з порядкового  номера  та  індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що  застосовується  в  установі,  наприклад:   845/02-11, 845/02-13 де 845 - порядковий номер, 02-11, 02-13 - індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ (у  разі потреби  може зазначатись також інший індекс,  що застосовується в установі) та порядковий номер,  наприклад:  02-14/258,  де 02-14 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.

Місце розташування   реєстраційного   індексу   визначається.

У разі  застосування   автоматизованої   системи   реєстрації документів   може   використовуватись   штрих-код.   Для  вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та   розташовується   у   межах,   зазначених   у  ДСТУ  4163-2003 (   v0055609-03  )  для  реквізитів  бланку,  а  саме:  з  кутовим розташуванням  реквізитів  -  73  міліметри  від  початку  першого реквізиту, з поздовжнім - 77 міліметрів.

Посилання на документ

30. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа. У разі посилання на зареєстрований нормативно-правовий акт додатково зазначаються такі реєстраційні дані: дата державної реєстрації, номер акта згідно з Державним реєстром нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади.

Посилання у тексті документа на порядкові номери розділів, підрозділів, глав, статей, пунктів та підпунктів нормативно-правового акта робиться цифрами; порядкові номери частин статей, абзаців і речень - словами. Посилання у тексті нормативно-правового акта на цей документ або його структурні одиниці робиться з використанням вказівного займенника “цей”.

Місце складення або видання

Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Адресат

31. Документи   адресуються    установі,    її    структурним підрозділам  або  конкретній  посадовій особі.  У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам  без  зазначення посадової  особи  їх найменування наводяться у називному відмінку,

наприклад:

Управління соціального захисту населення

Якщо документ   надсилається  посадовій  особі,  найменування установи та її  структурного  підрозділу  наводяться  у  називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Державна архівна служба

Фінансово-економічне управління

Начальнику управління

прізвище, ініціали (ініціал імені)

У разі коли документ  адресується  керівникові  установи  або його   заступникові,   найменування  установи  входить  до  складу найменування  посади  адресата,  яке   наводиться   у   давальному відмінку, наприклад:

Голові Бориспільської райдержадміністрації

прізвище, ініціали (ініціал імені)

Якщо документ адресується кільком  однорідним  за  характером діяльності   установам,   зазначається   узагальнене  найменування адресатів, наприклад:

Центральним державним архівам

Документ не повинен мати  більше  чотирьох  адресатів.  Слово "копія"   перед   найменуванням   другого,   третього,  четвертого адресатів не ставиться.  У разі надсилання  документа  більше  ніж чотирьом  адресатам  складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит "Адресат" може  включати  адресу.  Порядок  і  форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України  від  5  березня  2009  р.  N 270. Повна адреса зазначається  у  разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13,

м. Київ, 01001

У разі   надсилання   документа   фізичній   особі   спочатку зазначається  у давальному відмінку власне ім’я та прізвище, потім поштова адреса, наприклад:

Олександру Гончаруку

вул. Київський шлях, буд. 15, кв. 1,

с. Щасливе, 08325

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

У разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута “адресат” може наводитись особисте звертання у кличному відмінку:

Пане (пані) Власне ім’я, або Пане (пані) Прізвище, або Пане (пані) посада або звання, або Панове, наприклад:

Пане Олексію

Пані Іваненко

Пані директор

Пане полковнику

У разі необхідності перед словом “Пане”, “Пані” або “Панове” може використовуватися слово “Шановний”, “Шановна” або “Шановні” відповідно, наприклад:

Шановна пані Ковальська.

Гриф затвердження документа

32. Документ може бути затверджений розпорядчим документом сільської ради або у випадках, визначених у додатку 6, сільським головою або посадовими особами, до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені у такому документі. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом установи, що видала відповідний акт.

Документ, який не є примірником або копією документа, створеного в електронній формі, може бути затверджений конкретною посадовою особою. У такому випадку гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, власного імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Сільський голова

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

У разі коли  документ  затверджується  рішенням, розпорядженням,  гриф  затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ,  у називному відмінку із зазначенням його дати і номера.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження сільського голови

12 березня 2022 N 98

Гриф затвердження  розміщується  у  правому  верхньому  кутку першого аркуша документа.

Резолюція

33. Резолюція  -  це  зроблений  посадовою  особою  напис  на документі,  який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів:  прізвище,  ініціали (ініціал  імені)  виконавця  (виконавців)  у  давальному відмінку, зміст доручення,  строк  виконання,  особистий  підпис  керівника, дата.

Якщо доручення  надано  кільком  посадовим  особам,  головним виконавцем документа є  зазначена  першою  особа,  якій  надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах  із  строками  виконання,  які  не   потребують додаткових вказівок,  у резолюції зазначаються виконавець,  підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється  безпосередньо  на  документі  нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Короткий зміст документа

34. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа  повинен  містити  стислий виклад суті документа. Заголовок до тексту документа (короткий зміст), обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок (короткий зміст) відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради, протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.

Відмітка про контроль

35. Відмітка  про  контроль  означає,  що  документ  узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи  слова  "Контроль"  (від  руки  або  з використанням штампа) на лівому полі  першої  сторінки  документа  на  рівні  заголовка  до тексту.

У разі  необхідності повернення документа установі - авторові або  фізичній  особі  відмітка  про  взяття   його   на   контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

Текст документа

36. Текст  документа містить інформацію,  для фіксування якої його було створено.  Інформація в  тексті  документа  викладається стисло,  грамотно,  зрозуміло  та об'єктивно.  Документ не повинен містити  повторів,  а  також  слів  і  зворотів,  які  не   несуть змістового  навантаження.  Під час складання документів вживається діловий стиль,  для якого характерний нейтральний тон  викладення, позбавлений  образності,  емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа  оформляється  у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний  текст  документа  містить  граматично   і логічно  узгоджену  інформацію  про  управлінські дії.  Така форма викладення тексту документа  використовується  під  час  складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна - обґрунтування позиції установи, в заключній - висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою. Абзац пункту та підпункту починається з відступу від лівого поля сторінки без будь-якої позначки (дефіс, крапка тощо). Кожна структурна одиниця нормативно-правового акта (крім абзацу) відокремлюється від попередньої пропуском рядка. Визначення термінів у нормативно-правовому акті наводяться в алфавітному порядку і в називному відмінку.

37. Форма   анкети   використовується  у  разі  викладення  у цифровому або словесному вигляді інформації  про  один  об'єкт  за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

38. Таблична   форма   документа   використовується   у  разі викладення у  цифровому  або  словесному  вигляді  інформації  про кілька об'єктів за рядом ознак.  Заголовки граф таблиці пишуться з великої  літери,  підзаголовки  -  з  малої  літери,   якщо   вони становлять   одне   ціле   із  заголовком,  і  з  великої  -  якщо підзаголовок має самостійне значення.  Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків  таблиці  повинні  бути  викладені  іменником  у  називному відмінку  однини.  У  заголовках  і  підзаголовках  рядків  і граф таблиці  вживаються  лише  загальноприйняті  умовні  позначення  і скорочення.  Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери   граф,   а   також  у  верхньому  правому  кутку  -  слова "Продовження додатка".

Відмітки про наявність додатків

39. Додатки  до  документів,  крім  додатків  до  супровідних листів,  складаються з метою доповнення,  пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

40. Додатки до документів можуть бути таких видів:

- додатки, що    затверджуються    розпорядчими     документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

- додатки, що   доповнюють  та/або  пояснюють  зміст  основного документа;

- додатки, що надсилаються із супровідним листом.

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”, “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”.

41. На додатках,  що затверджуються розпорядчими  документами (положення,  інструкції,  правила,  порядки тощо),  проставляється гриф затвердження відповідно  до  цієї  Інструкції.  У відповідних   пунктах   розпорядчої   частини  документа  робиться посилання: "що додається" або "(додається)."

На додатках до  документів,  що  затверджуються  розпорядчими документами,  робиться  відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток 5

до Інструкції

(пункт 8)

42. Додатки довідкового або аналітичного характеру  (графіки, схеми,  таблиці,  списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку  з  посиланням  на  цей  документ,  його  дату  і  номер, наприклад:

Додаток

до рішення виконкому

20.04.2022 N 295

У тексті основного документа робиться відмітка про  наявність додатків:  "що  додається",  "згідно  з додатком",  "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

43. Додатки оформляються,  як правило, на стандартних аркушах паперу.  На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі  наявності  кількох  додатків  на   них   зазначаються порядкові номери,  наприклад:  Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "N" перед цифровим позначенням не ставиться.

На усіх додатках до документів, у разі їх створення працівником, в нижньому лівому кутку документа зазначається слово «Виконавець» та вказується Прізвище та ініціали (ініціал) такого працівника, наприклад:

Виконавець:

Журавльова Г.

44. У  разі  коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується  після  тексту  листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті,  відмітка про наявність  додатків  оформляється  за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ  має додатки,  повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості  аркушів  у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану робіт за

I квартал 2022 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на I квартал

2022р.  на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист  Укрдержархіву від 20 вересня 2022 N 595/

04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі  коли  документ  містить   більше   десяти   додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами,  відмітка про наявність документа оформляється за  такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

                                                     Підпис

45. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених актами законодавства, іншими нормативно-правовими актами відповідно до Інструкції з діловодства в електронній формі та інструкції з діловодства сільської ради.  Порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності сільського голови та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати, визначається розпорядженням сільського голови.

Документи, що надсилаються одному адресату, підписуються у двох примірниках: перший направляється адресатові, другий – залишається у  сільській раді.

Документи, що надсилаються вищим посадовим особам держави (Президентові України, Голові Верховної Ради України,  Прем’єр-міністрові України, народним депутатам України), до вищих органів влади ( Адміністрація Президента України, Кабінет Міністрів України, міністерства та відомства України) підписуються тільки сільським головою або посадовою особою, яка його заміщує.

Звернення та документи інформаційного характеру, адресовані іншим центральним органам влади та їх керівництву, заступникам керівників органів виконавчої влади і органів місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям та їх керівникам, окремим громадянам, підписуються сільським головою, заступниками сільського голови, керуючим справами виконавчого комітету сільської ради згідно з їх компетенцією.

Доповіді, доповідні записки, довідки і документи інфор­маційного, довідкового або аналітичного  характеру  можуть підписуватися виконавцем, якщо вирішувані питання не виходять за межі його компетенції.

Рішення сільської ради, виконавчого комітету, що приймаються на їх засіданнях,  підписуються сільським головою.

У разі відсутності сільського голови  рішення підписує секретар сільської ради, який його заміщує та головує на сесії сільської ради або на засіданні виконкому.

Розпорядження сільського голови підписуються сільським головою, у разі його відсутності – виконуючим обов’язки сільського голови. Додатки до рішень виконкому та розпоряджень сільського голови підписує керівник структурного підрозділу, який готував розпорядчий документ.

46. Підпис  складається  з  найменування  посади  особи,  яка підписує документ (повного -  якщо  документ  надрукований  не  на бланку,  скороченого  -  на  документі,  надрукованому на бланку), особистого  підпису,  ініціалів  (ініціалу  імені)   і   прізвища, наприклад:

Сільський голова                         підпис ініціали    (ініціал імені), прізвище

Або

Секретар сільської ради              підпис ініціали    (ініціал імені), прізвище

47. У  разі  надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня сільський голова підписує всі його примірники.

48. Документи  підписуються,  як  правило,  однією  посадовою особою,  а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти,  фінансові документи тощо),  - двома або більше посадовими особами.  При цьому підписи посадових осіб розміщуються

один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Сільський голова              підпис    ініціали (ініціал імені), прізвище

Головний бухгалтер         підпис    ініціали (ініціал імені), прізвище

49. Документи    колегіальних   органів   підписують   голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії        підпис    ініціали (ініціал імені), прізвище

Секретар комісії      підпис    ініціали (ініціал імені), прізвище

50. У разі відсутності посадової особи,  найменування посади, прізвище,  ініціали  (ініціал  імені)  якої  зазначено  на проекті документа,  його підписує особа,  що виконує її обов'язки,  або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені),  прізвище особи,  яка підписала документ (виправлення  вносять  рукописним або машинописним способом,  якщо документ  неможливо  передрукувати).  Не  допускається   під   час підписання  документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника  слів "Виконуючий обов'язки" або "В.  о." здійснюється у разі заміщення керівника за розпорядженням.

51. Засвідчення  електронного   документа   здійснюється   за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

52. Факсимільне   відтворення   підпису  посадової  особи  на організаційно-розпорядчих,  фінансових,  бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Візи та гриф погодження

53. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення  документа,  його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проєкті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

54. Внутрішнє погодження оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає найменування посади, особистий підпис, власне ім’я і прізвище особи, яка візує документ та дату візування.

Віза проставляється на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша проєкту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на паперових примірниках документів, що залишаються в установі.

55. Зовнішнє погодження проєктів документів здійснюється шляхом проставлення на документі грифа погодження, який включає в  себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені),  прізвище  і  дату  або  назву  документа,  що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Сільський голова

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

Центральної експертно-перевірної

комісії Укрдержархіву

Дата               N

56. Гриф погодження ставиться на першій сторінці у верхньому правому куті документа.

57. У  разі  коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ,  складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади                 підпис   ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

58. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

з установами вищого рівня.

Відбиток печатки

59. На документах,  що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з  матеріальними  цінностями,  підпис  посадової  (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.

Перелік інших   документів,   підписи   на   яких   необхідно скріплювати гербовою печаткою,  визначається сільською радою на підставі нормативно-правових  актів  та  примірного  переліку   документів, підписи  на  яких  скріплюються  гербовою печаткою (додаток 7),  в інструкції установи.

60. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування сільської ради або  її структурного підрозділу (без зображення герба),  ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки  ставиться  таким  чином,  щоб він охоплював останні кілька літер  найменування  посади  особи,  яка  підписала документ,  але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

61. Розпорядженням сільського голови  визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа,  відповідальна за її  зберігання,  а  також  перелік  осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відмітка про засвідчення копій документів

62. Сільська рада може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній,  а також  у  випадках,  передбачених  в  абзаці другому  цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки  з  дозволу  керівника  установи,  його   заступників   або керівника структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа   може виготовляти  копії  документів,  виданих  іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

63. Напис  про  засвідчення  документа  складається  із  слів "Згідно з оригіналом", найменування  посади,  особистого  підпису особи,  яка  засвідчує  копію, її  ініціалів  (ініціалу імені) та прізвища,  дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом

Секретар сільської ради (або секретар виконкому)

підпис ініціали (ініціал імені), прізвище.

Дата

Напис про   засвідчення   копії   скріплюється   печаткою  із зазначенням  на  ній  найменування сільської ради.

64. На копіях вихідних документів,  що залишаються у  справах установи   (відпусках),   текст   бланків   не   відтворюється,  а зазначається лише дата підписання документа та його  реєстраційний індекс,  посада особи,  яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата  засвідчення  та   відбиток   печатки   «для документів»,

наприклад:

Дата, індекс

Директор                                ініціали (ініціал імені),

                                                             прізвище

Згідно з оригіналом

Секретар виконкому     підпис   ініціали (ініціал імені), прізвище

відбиток печатки служби діловодства

Дата

На копіях  вихідних  документів,  що  залишаються  у  справах установи  (відпусках),  повинні бути візи виконавців.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в електронній                  формі та надходження до установи.

65. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового  телефону  зазначаються  на  лицьовому  боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

       Журавльова  04595-35346

       або

       Журавльова Галина Вікторівна 04595-35346

66. Після  завершення  роботи  з  документом   проставляється відмітка  про  його  виконання.  Відмітка  про виконання документа свідчить про те,  що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка повинна містити посилання на дату і реєстраційний індекс (вхідний номер) документа на який надано відповідь. Якщо документ не потребує  письмової  відповіді, у разі необхідності можуть зазначатися  короткі відомості про його  виконання. Відмітка проставляється працівником,  який  створив  документ. Зазначений  реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

Лист-відповідь від 20.05.2022         Питання вирішено позитивно під

N 03-10/01/802                                    час телефонної розмови

                                                          04.03.2022

67. Відмітка   про   надходження   документа   до    установи проставляється  від  руки  або за допомогою штампа,  автоматичного нумератора або шляхом нанесення відмітки автоматизованою системою реєстрації на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша  оригіналу  документа.  Елементами  зазначеного реквізиту є скорочене   найменування   установи   -   одержувача    документа, реєстраційний  індекс,  дата  (у  разі потреби - година і хвилини) надходження документа.

68. Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 114 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі  надходження зброшурованих   документів   разом   із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

Складення деяких видів документів

Розпорядження

69. Розпорядження видаються  як рішення організаційно-розпорядчого  чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії  розпорядження  видаються  з основної діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових питань.

70. Проекти розпоряджень з основної дiяльностi, адміністративно-господарських питань готуються i подаються вiддiлами сільської ради за дорученням сільського голови, його заступникiв чи за власною iнiцiативою.

71. Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу,  звільнення,  надання відпустки, відрядження  тощо)  готує  особа, на яку покладено відповідальність,  на підставі доповідних записок,  заяв  працівників, трудових договорів та інших документів.

72. Розпорядження  підписуються сільським головою, а  у  разі  його відсутності - посадовою особою,  яка виконує його обов'язки.

Після підписання розпорядження  зміни  до  нього вносяться лише шляхом видання нового  розпорядження.

73. Розпорядження  оформляється  на  бланку  розпорядження. Зміст розпорядження коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою від дієслівного  іменника  ("Про  затвердження...",  "Про введення...", "Про     створення...",)    або    іменника    ("Про підсумки...", "Про заходи...").

74. Текст розпорядження з питань основної діяльності сыльськоъ ради та  з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - преамбули і розпорядчої.

У преамбулі зазначаються  підстава,  обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина може починатися із слів "На  виконання",  "З  метою"  тощо.  Якщо  документ  видається  на підставі  іншого  розпорядчого  документа, у преамбулі зазначаються зазначається посилання на відповідний документ. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина починається із слова - “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, яке друкується жирним шрифтом, після якого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на  пункти  і  підпункти,  які нумеруються  арабськими  цифрами.  У  кожному  пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи - його виконавці, наприклад:    

департаменту забезпечення документообігу;

керівникам структурних підрозділів.

При цьому,   як   правило,   не   застосовується    написання неконкретних    доручень,   які   містять   слова:   "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

75. Якщо  розпорядженням  відміняється  попередній розпорядчий  документ,  у  розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен  починатися  із  слів:  "Визнати  таким,  що  втратив чинність,...".

Зміни, що  вносяться  до  розпорядження оформляються окремим  розпорядженням,  який   повинен   мати   такий заголовок: "Про  внесення  змін  до  розпорядження..." із зазначенням дати,  номера,  назви виду розпорядчого документа,  до якого  вносяться зміни.  Розпорядча частина  розпорядження починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до розпорядження".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до  розпорядчого документа, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції:...";

"2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...".

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах),  в першому  пункті  розпорядчої  частини  розпорядження зазначається:

"1) Внести зміни до... (додаються)".

76. Останній  пункт  розпорядчої  частини у разі потреби може містити  рішення  про  покладення  на посадову   особу   функцій   з   контролю   за  виконанням  розпорядження.

77. Розпорядження з  кадрових  питань  (особового складу)  оформляються  у  вигляді  індивідуальних  і  зведених. 

В індивідуальних  розпорядженнях міститься інформація про одного працівника  (співробітника),  у  зведених  -  про  кількох, незалежно від того,  які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу,  призначення на посаду,  переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

78. Зміст  індивідуального  розпорядження з кадрових питань (особового складу) стисло викладається  в  заголовку,  який починається з  прийменника   "Про" і  складається  за  допомогою віддієслівного іменника,  наприклад:  "Про призначення...  ", "Про прийняття...". У    зведених    розпорядженнях   може застосовуватись узагальнений заголовок,  наприклад:  "Про  кадрові питання", "Про особовий склад".

79. У   тексті   розпоряджень  з  кадрових  питань (особового   складу),   як   правило,   констатуюча   частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом  вищого  рівня  або  за  іншою процедурою.  У  такому  разі  в  констатуючій  частині  наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у  такій послідовності:   вид   акта,   його   автор,  дата,  номер,  повне найменування.

80. Розпорядча частина розпорядження починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву:  "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника,  на якого поширюється дія   розпорядження  і  малими  -  ім'я,  по батькові   працівника   та   текст   наказу.  У  зведених  розпорядженнях прізвища осіб у  межах  пунктів  розміщуються  за алфавітом.

81. У  розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу   працівника  на  роботу  (припинення  трудових  відносин), розміри його посадового окладу  відповідно  до  штатного  розпису,

надбавок та доплат.

82. У  зведених  розпорядженнях з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається  інформація, що   розміщується  у  такій  послідовності: прийняття  на  роботу (службу),  переведення,  звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

83. У  кожному  пункті  розпорядження  з  кадрових питань  зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

84. Під  час   ознайомлення з розпорядженням згаданими у ньому  особами  на  першому  примірнику розпорядження чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням  дати ознайомлення.

85. Розпорядження нумеруються у порядку їх  видання у  межах  календарного  року;   розпорядження  з основної діяльності,  адміністративно-господарських питань  та  з  кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію. В нумерації розпоряджень з кадрових питань додатково проставляється літера «к».

Протоколи

86. У  протоколах  фіксується  інформація  про  хід  ведення засідань,   прийняття  рішень  комісіями,  виконавчим комітетом, сесією,  зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених  безпосередньо під час засідань,  поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

87. Протоколи можуть складатися в повній або стислій  формі. У протоколах,  складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

88. Протокол оформляється на  чистому  аркуші  паперу  формату  А4 (210 х 297  міліметрів)  як  з   кутовим   (переважно),  так  і  з поздовжнім розташуванням реквізитів.

Датою  протоколу  є  дата  проведення  засідання.   Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

89. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру   засідання. Нумерація   протоколів сесій ведеться  в межах скликання, нумерація протоколів   виконавчого комітету ведеться   в  межах календарного року. У  реквізиті  "місце  засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

90. Заголовок  до  тексту  протоколу повинен відображати вид засідання  (нарада,  збори,  конференція  тощо)  або  колегіальної діяльності (комісія,  рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

91. Текст  протоколу складається  з  вступної  та   основної частин.

У  вступній  частині  протоколу зазначаються прізвища та ініціали  (ініціал  імені)  голови  або  головуючого,   секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку   присутніх   зазначаються   в  алфавітному  порядку, спочатку  прізвища  та   ініціали   присутніх   постійних   членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань  установ.  Якщо кількість  присутніх  перевищує 15 осіб,  зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік  розглянутих на  засіданні  питань,  що  розміщені  у  порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання.  Порядок денний  дається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться  двокрапка.  Кожне  питання  нумерується  арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

92. Основна частина протоколу складається  з  розділів,  які повинні  відповідати пунктам порядку денного.  Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ.

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

93. Після   слова   "СЛУХАЛИ"   зазначається  текст  виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

94. Тексти або тези доповіді та виступів,  оформлені  як  окремі документи,  до  тексту протоколу не включаються.  Після відомостей про доповідача ставиться  тире  і  зазначається:  "Текст  доповіді (виступу) додається до протоколу".

95. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли  участь  в  обговоренні  доповіді.  Виступи  оформляються  у протоколі  із  зазначенням  посад,  прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у  називному  відмінку,  а  також  з  викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

96. Після  слова  "ВИРІШИЛИ"   фіксується  прийняте  рішення  з  обговорюваного  питання  порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові,  що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що  містять  кілька  питань,  поділяють  на пункти і підпункти,   які   нумеруються   арабськими   цифрами.   Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

97. У   разі  коли  на  засіданні  приймається  рішення  про затвердження  документа,  який  обговорювався  на  засіданні,  цей документ  додається  до  протоколу і в ньому робиться посилання на номер  і  дату  протоколу.  За  наявності  інших  документів,   що розглядалися   на   засіданні   та   факт  обговорення  яких  було зафіксовано  у  тексті  протоколу,  вони  нумеруються   арабськими цифрами  (Додаток 1,  Додаток 2).  У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці  тексту протоколу не зазначається.

98. Протокол сесії та виконавчого комітету підписується сільським головою та секретарем.

99. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби сільської ради і надсилаються у разі  потреби  заінтересованим установам,  посадовим особам, працівникам.

Службові листи

100. Службові листи складаються з  метою  обміну  інформацією між установами як:

відповіді про  виконання завдань,  визначених в актах органів державної  влади,  дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на   запити,   звернення,  а  також  кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

101. Службовий лист оформляється на спеціальному  для  листів бланку  формату  A4  (210 х 297 міліметрів). 

102. Лист  має  такі реквізити:  дата,  реєстраційний індекс, посилання на  реєстраційний  індекс  і  дату  документа,  на  який дається відповідь,  адресат,  заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у  разі  потреби),  підпис,  відмітка  про виконавця.

Датою листа є дата його підписання,  яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297  міліметрів), повинен  мати  заголовок до тексту,  що відповідає на питання "про що?".

103. Основним реквізитом службового листа  є  текст,  що,  як правило,  складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання  на  документи,  що  були  підставою для його складення. Друга частина  включає  висновки,  пропозиції,  прохання,  рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

104. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини  з використанням слів:  "просимо повідомити..." "роз'яснюємо,  що..." або від   третьої   особи  однини  -  "сільська рада  інформує...", "виконавчий комітет вважає за доцільне".

Службові листи  підписуються  відповідно до  цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

Документи до засідань  сесій, постійних комісій та виконавчого комітету

105. Підготовка  та   оформлення   документів   до   засідань сесій, постійних комісій, виконавчого комітету  проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.

106. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

107. У плані роботи колегіального органу зазначаються питання,  що повинні розглядатися,  дата розгляду,  прізвище, ініціали (ініціал імені)  доповідача та найменування структурного підрозділу апарату колегіального органу,  який готує документи для  розгляду  питання

колегіальним органом, строк подання документів.

Проект плану    роботи   колегіального   органу   складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до  своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних   підрозділів   апарату   колегіального органу   завчасно   подають   для   включення   до   плану  роботи колегіального  органу  перелік  питань,  які  вони   вважають   за необхідне  розглянути  на  його  засіданні.  До переліку додається довідка з  обґрунтуванням  підстав  внесення  питання  на  розгляд колегіального органу.

Затверджений колегіальним  органом  план роботи доводиться до відома  членів  колегіального  органу  і  керівників   структурних підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до  своїх  повноважень  забезпечує  організацію  роботи такого  органу,  інформує  всіх  членів  колегіального  органу  та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

108. Документи   з   питань,   що   вносяться   на    розгляд колегіального  органу,  повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання,  а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день.

109. Документи,  підготовлені   для   розгляду   колегіальним органом,  а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи,  яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в протокольній  частині  колегіального  органу  окремо  з  кожного засідання.

110. У  разі  проведення  закритого  засідання  колегіального органу   (закритого   обговорення   окремих   питань)   підготовка документів   здійснюється   з   дотриманням   порядку   роботи   з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

111. Секретар  колегіального  органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію  роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє  їх  на  наявність  у  повному  обсязі  та правильність оформлення.

Документи, подані   з   порушенням  установленого  порядку  і строків, до розгляду не приймаються.

112. Протокол   кожного   засідання   колегіального    органу складається з урахуванням вимог, зазначених у цій Інструкції.

III. Організація документообігу та виконання документів

Приймання, розгляд і реєстрація документів

Приймання документів

113. Усі документи, що надходять до сільської ради приймаються централізовано діловодами сільської ради.

114. Діловод  розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

115. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

116. Електронні носії інформації обов'язково  передаються  до установи із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

Попередній розгляд документів

117. Усі документи, що надійшли до сільської ради, підлягають обов’язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється діловодом сільської ради  або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.

118. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду сільським головою або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів.

119.Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми, факсограми розглядаються негайно. У разі  надходження  кореспонденції  з  відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

120. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Регламентом ради, посадовими інструкціями, номенклатурою справ.

121. Сільському голові, у першу чергу, передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади, органів місцевого само­врядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності сільської ради і потребують вирішення сільським головою.

122. Не підлягають реєстрації документи згідно з примірним переліком     (додаток 8).

Реєстрація документів

        123. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ  за  встановленою  реєстраційною  формою,  яким фіксується  факт  створення,  відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного  індексу  з  подальшим записом  у  зазначених  формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх  обліку, контролю  за  виконанням  і  оперативним  використанням  наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно  від  способу  їх  доставки, передачі чи створення.

124. Реєстрація актів органів державної влади,  органів влади Автономної Республіки  Крим  та  доручень  вищих  посадових  осіб, запитів,  звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації  Президента  України,  Кабінету  Міністрів  України, документів,  що  надійшли  на  розгляд  сільського голови,  розпорядчих документів, листів за підписом сільського голови та  його  заступників,  протоколів  і  рішень колегіальних органів проводиться діловодами сільської ради.

Реєстрації підлягають також документи,  створені  в  сільській раді (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

125. Документи  реєструються  лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня,  якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

126. Документи  реєструються  за  групами  залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів  державної  влади,  органів   влади   Автономної Республіки   Крим та доручення  вищих  посадових  осіб,  запити, звернення,  а також  кореспонденція  Верховної  Ради  України,  що надійшли до установи;

розпорядження з основних питань діяльності установи, розпорядження     з адміністративно-господарських питань; розпорядження з кадрових питань  (особового  складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

рішення сесії;

рішення виконкому;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

127. Реєстрація документів здійснюється з використанням системи електронного діловодства сільської ради, що забезпечує працівників інформацією про всі документи установи та їх місцезнаходження.

128. В  сільській раді також застосовується журнальна форма реєстрації щодо рішень сесій сільської ради, виконавчого комітету та розпоряджень голови. Для кожного із зазначених видів документів ведеться окремий журнал реєстрації.

Організація передачі документів та їх виконання

129. Зареєстровані документи передаються на розгляд сільського голови в день їх надходження або наступного робочого дня у разі  надходження  документів у неробочий час.  Акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, доручення вищих посадових осіб, запити і звернення народних депутатів, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.

130. Документи, розглянуті сільським головою, повертаються з  відповідною  резолюцією тапередаються безпосереднім виконавцям.

131. Документ,   виконавцями   якого   є  кілька  посадових осіб,  може бути переданий виконавцям у порядку  визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному  виконавцю,  визначеному  в  резолюції  першим.  У  разі впровадження  електронного  документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.

132. Передача  документів  у  межах  структурного  підрозділу здійснюється   через   керівника такого підрозділу.

133. Відповідальність за виконання  документа  несуть  особи, зазначені у розпорядчому документі,  резолюції керівника установи, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець   організовує   роботу    співвиконавців, зокрема   визначає   строки   подання   ними  пропозицій,  порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на  належному  рівні та  своєчасне  подання  головному  виконавцю  пропозицій.  У  разі несвоєчасного   подання   пропозицій   співвиконавцями    головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

134. Виконання  документа  передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового   документа,   його  оформлення,  узгодження,  подання  для підписання  (затвердження)  керівникові  установи,  а   у   деяких

випадках  -  керівникові  структурного підрозділу,  а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

135. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові  працівник,  який  підготував  документ,  зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, уточнити наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

136. Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації   виконавець   організовує   виготовлення    необхідної кількості примірників.

137. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки,  відрядження,  звільнення зобов'язаний передати  іншому працівникові  за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів,   виконання   яких   перебуває   на  контролі,  іншому виконавцеві.

Організація контролю за виконанням документів

138. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

139. Контроль  здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів,  у яких встановлено завдання,  а також виконання  яких підлягає   обов'язковому контролю, за переліком документів, затвердженим керівником установи.

140. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається  на  заступника сільського голови з питань діяльності виконавчого комітету.

У структурних   підрозділах безпосередній контроль за виконанням    документів здійснює керівник підрозділу.

141. Строк  виконання  документа   може   встановлюватися   у нормативноправовому  акті,  розпорядчому  документі  або резолюції керівника  установи.  Строки   виконання   внутрішніх   документів обчислюються  в  календарних  днях  починаючи  з  дати  підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку  виконання  документа  припадає  на неробочий   день,   останнім   днем   строку  виконання  документа вважається перший день після неробочого дня.

142. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством.  Строки виконання основних документів наводяться (додаток 9).

Індивідуальні строки  встановлюються  керівництвом   установи (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

143. Документи,  в яких не зазначено строк виконання, повинні бути  виконані  не  пізніше  ніж  за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.

144. Якщо   завдання    потребує    термінового    виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

145. Співвиконавці  зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю  протягом  першої  половини  строку,   відведеного   для виконання доручення, завдання.

146. Індивідуальний   строк  виконання  документа  може  бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за  три  робочих  дні  до закінчення встановленого строку,  а щодо документа,  в  якому  не  зазначено   строк,   -   до   закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

147. Пропозиція  щодо  продовження  строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України,  що  надіслані  Кабінетом  Міністрів  України,  подається Секретаріату  Кабінету   Міністрів   України   відповідальною   за виконання   установою   разом   з   проектом  листа,  адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної  Ради  України  чи  Главі Адміністрації   Президента   України,  за  7  днів  до  закінчення встановленого строку.

148. У разі  зміни  строків  виконання  проставляються  новий строк,    дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційної картки документа з використанням системи електронного діловодства сільської ради.

149. Взяття документа на контроль  здійснюється  на  підставі резолюції сільського голови.

150. Контроль   за   виконанням   документів  включає  взяття документів  на  контроль,  визначення  форм  і  методів  контролю, перевірку  ходу  своєчасного  доведення  документів до виконавців, контроль  за  станом  виконання,  зняття  документів  з  контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів,  інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

151. Контроль  за  виконанням  документів здійснюється за допомогою електронноїсистеми діловодства сільської ради.  

152. Реєстраційні картки документів, що перебувають  на  контролі,  групуються  в  картотеці електроннї системи діловодства за строками виконання  документів,  виконавцями  або  кореспондентами,  групами документів  (розпорядження сільського голови, доручення  вищих  органів  влади, рішення колегії тощо).

153. На  один  контрольований  документ створюється одна реєстраційна картка в електронній системі діловодства, але за необхідності може бути зазначено потрібну кількість виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

154. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця,  вносяться до реєстраційної картки у графу "Коментар". При цьому   попередні    записи не закреслюються.

155. Перевірка ходу виконання документів проводиться на  всіх етапах  проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний  контроль  за  допомогою  нагадувань)  у  такому порядку:

завдань на наступний рік - не рідше одного разу на рік;

завдань на  наступні  місяці поточного року - не рідше одного разу на місяць;

завдань на поточний місяць - кожні десять  днів  і  за  п'ять днів до закінчення строку або за запитами.

156. Після   виконання   документ   знімається   з  контролю.

Документи вважаються виконаними  і  знімаються  з  контролю  після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим  установам  і  особам  або  іншого   підтвердження виконання.

Зняття документу з контролю здійснюється керівником відповідного підрозділу, що відповідальний за виконання документа.

Дані про  виконання  документа  і  зняття  його  з   контролю вносяться до реєстраційної картки в електронній системі діловодства сільської ради.

Інформаційно-довідкова робота з документами

157. Інформаційно-довідкова робота з  документами  полягає  в пошуку       необхідних документів з  використанням реєстраційних карток документів, розміщених в електронній системі діловодства сільської ради.

158. У   разі   використання   карткової   форми   реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки.

159. Пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами  (заголовок,  назва  виду документа,  дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або  за  контекстом (ключовим словом або фразою).  Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

160. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку,  електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською службою.

161. Опрацювання   документів   для   відправлення   поштовим зв'язком  здійснюється діловодом сільської ради відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

162. З   використанням  засобів  електрозв'язку  служба діловодства здійснює передачу телеграм,  факсограм,  телефонограм, електронних документів  із  застосуванням  електронного  цифрового підпису   та   документів  у  сканованій  формі  без  електронного цифрового підпису.

163. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні   системи   повинні   забезпечувати захист  від  несанкціонованих  дій,  які   можуть призвести   до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

164. Вихідні    документи   опрацьовуються   і   надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

165. Не  допускається  надсилання або передача документів без їх реєстрації в електронній системі діловодства сільської ради.

166. На оригіналах документів,  які підлягають поверненню, на верхньому  правому полі першої сторінки ставиться відмітка "Примірник сільської ради".

167. Документи,  що надсилаються одночасно одному  і  тому  ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування).  На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

Винятком є надсилання документів, що стосуються вирішення справ в судових органах. Такі документи одному адресату можуть надсилатися окремими конвертами (упакуваннями).

168. Документи,   що  адресуються  постійним  кореспондентам, рекомендується  відправляти  у  конвертах  із  зазначенням  адреси одержувача   та   відправника,   що   виготовляються   заздалегідь машинописним або друкарським способом.

169. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою сільського голови або його заступника.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

170. Номенклатура справ - це обов'язковий, систематизований перелік назв (заголовків) справ,  що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

171. Номенклатура  справ  призначена   для   встановлення   в сільській раді єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і  видом,  визначення строків  зберігання  справ  і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання,  а також  для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

172. В  установі  складаються  номенклатури справ зведена  номенклатура  справ  установи (додаток 10).

Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

173. Зведена номенклатура справ установи схвалюється комісією установи з  проведення  експертизи  цінності  документів  (далі  - експертна  комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією відповідного  державного  архіву  один  раз  на  п'ять  років,  після чого  затверджується  сільським головою.

174. Зведена   номенклатура   справ  установи  складається  у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен  бути  заповнений гриф   погодження   з   відповідним   державним   архівом.  Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства,  другий використовується службою діловодства як робочий,  третій передається до архіву установи, для здійснення контролю за   формуванням   справ   у   структурних   підрозділах, четвертий - надсилається до державного архіву.

175. Структурні підрозділи установи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

176. До  номенклатури  справ  включаються  назви  справ,   що формуються та відображають усі ділянки роботи,  яка документується в установі,  зокрема справи постійних  та  тимчасово  діючих  рад, комісій,  комітетів  тощо.  До  номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

177. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи.  Індекс справи структурного   підрозділу   складається   з  індексу  структурного підрозділу  установи  (за  штатним  розписом  або   класифікатором структурних  підрозділів)  та  порядкового  номера  справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12  -  порядковий  номер  справи,  або  04.1-07,  де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.

За наявності у справі  томів  (частин)  індекс  ставиться  на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи  повинен  чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється  вживання  в  заголовках  справ  неконкретних формулювань  ("різні  матеріали",  "загальне листування",  "вхідна кореспонденція",  "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час   формулювання  заголовків  справ  враховуються  такі ознаки    формування    справ,    як    номінальна,     авторська, кореспондентська,  предметно-питальна,  хронологічна, географічна.

Документи  формуються  у  справи  на  основі  окремої  ознаки  або сполучення ознак.

Заголовок справи  складається з елементів,  що розміщуються у такій послідовності: 

назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази,  протоколи, акти тощо);

автор документів (найменування сільської ради, структурного підрозділу);

дата (період), до якої належать документи справи;

вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках  особових  (персональних)  та  інших  справ,  що містять   документи  з  одного  питання,  пов'язані  послідовністю ведення  процедур   діловодства,   вживається   термін   "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур  діловодства,  вживається термін  "документи",  а  після нього в дужках зазначаються основні види документів  справи,  наприклад:  "Документи  (плани,  анкети, довідки)  про  проведення  огляду  стану  діловодства  та архівної справи у вищих навчальних закладах".

Термін "документи" вживається також у  заголовках  справ,  що містять  документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.

У заголовках справ,  призначених  для  групування  документів одного  виду,  зазначається  вид  документа  у  множині  та  автор документів,  наприклад:  "Протоколи  засідань  сільської ради".

У заголовках справ,  що містять листування з кореспондентами, однорідними  за  характером  діяльності,  такі  кореспонденти   не перелічуються,   а   зазначається   їх  узагальнене  найменування, наприклад:  "Листування  з  органами  місцевого  самоврядування  з питань забезпечення соціального захисту населення".

У заголовках   справ,   що   містять   листування  з  різними кореспондентами,  такі кореспонденти не  зазначаються,  наприклад: "Листування  про  організацію  семінару  з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб".

У заголовках справ,  що містять планово-звітну  документацію, зазначається  період (місяць,  квартал,  півріччя,  рік),  в якому планується  створення  документів,  або   період   їх   фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів сільської ради на 2022 рік;

2. Звіт   про  використання  бюджетних  коштів  установою  за 2021 рік.

Якщо справа  складається  з   кількох   томів   або   частин, формулюється загальний заголовок справи,  а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.

Графа 3  номенклатури  заповнюється  наприкінці  календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання  справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 "Відмітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи,  що ведуться в електронній формі;  про посадових осіб, відповідальних  за формування справ;  про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Формування справ

178. Формування  справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

179. Під   час  формування  справ  слід  дотримуватися  таких загальних правил:  вміщувати у справи  тільки  виконані  документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі;  групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних  справ  (ведуться  протягом  кількох  років),  особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;  не допускати включення до справ  чорнових,  особистих  документів,  розмножених копій та документів,  що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання;  за  обсягом справа  не  повинна  перевищувати  250  аркушів  (30-40 міліметрів завтовшки).

180. Документи групуються у справи  в  хронологічному  та/або логічному порядку.

181. Положення,   правила,   інструкції   тощо,   затверджені розпорядчими  документами,   групуються   разом   із   зазначеними документами.

182. Розпорядження  з  питань  основної  діяльності установи,  з  адміністративно-господарських  питань,  з   кадрових питань  (особового  складу)  групуються  у різні справи.  Розпорядження  з кадрових питань (особового складу)  групуються  відповідно  до  їх видів та строків зберігання.

183. Документи засідань колегіальних органів групуються однаєю справою, а саме протоколи і документи  до  них  (доповіді,  довідки,  проекти рішень тощо) та документи з   організації  засідань  (порядок  денний,  макет розміщення, список запрошених тощо).

184. Протоколи засідань  колегіальних  органів  групуються  у справи  в  хронологічному  порядку  і  за  номерами.  Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів,  а  в  межах  групи  документів,  що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

185. Листування  групується  за  змістом та кореспондентською ознакою   і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

186. Розрахунково-платіжні    відомості   (особові   рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному  порядку,  а  відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця  за рік.

187. Методичне  керівництво і контроль за формуванням справ в установі  та  її  структурних  підрозділах  здійснюється діловодом та архіваріусом.

Зберігання документів в установах

188. Документи  з  часу створення (надходження) і до передачі до архіву установи зберігаються за місцем їх формування.

Зберігання документів і справ забезпечує діловод та архіваріус.

189. У  робочих  кімнатах  (архів) справи   повинні   зберігатися   у вертикальному положенні. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури  справ.  На  корінцях  обкладинок  справ зазначаються індекси за номенклатурою.

190. Надання  справ  у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

191. Вилучення документів  із  справи  постійного  зберігання забороняється.   У   виняткових   випадках   вилучення  документів допускається  з  дозволу   сільського голови   з   обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

     Порядок підготовки справ до передачі  для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

192. Проведення  експертизи  цінності  документів  полягає  у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього  та  встановлення  строків  зберігання документів,  що  не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

193. Для  організації  та  проведення   експертизи   цінності документів  в сільській раді утворюються постійно діючі експертні комісії.

194. Експертиза  цінності  документів  проводиться  щороку  в структурних підрозділах установи  безпосередньо   особами, відповідальними за  організацію  діловодства  в  цих  підрозділах, разом  з  експертною  комісією  та архіваріусом.

195. Під  час  проведення  експертизи   цінності   документів здійснюється  відбір  документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву,  вилучення  для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення  попередньої експертизи їх цінності забороняється.

196. Відбір  документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків  документів  із строками зберігання,  номенклатури справ установи шляхом перегляду кожного  аркуша  справи.  Забороняється  відбір   документів   для подальшого  зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

197. За  результатами  експертизи   цінності   документів   в установі  складаються описи справ постійного,  тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення  для  знищення документів,  не внесених до Національного архівного фонду (додаток 11).

198. Зведені  описи  справ   постійного,   тривалого   (понад 10 років)  зберігання  та  з кадрових питань (особового складу) та акт про  вилучення  для  знищення  документів,  не  віднесених  до Національного  архівного фонду,  розглядаються експертною комісією установи одночасно.  Такі акти разом з  описами  справ  постійного зберігання  та  з  кадрових  питань (особового складу) подаються в установленому  порядку  на  розгляд  експертно-перевірної  комісії відповідного  державного  архіву.  Погоджені  акти  затверджуються керівником  установи,  після  чого  установа  має  право   знищити документи.

199. Акт  про вилучення для знищення документів,  не внесених до Національного архівного  фонду,  складається,  як  правило,  на справи  всієї  установи.  Якщо  в  акті  зазначено  справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Складення описів справ

200. Опис  справ - архівний довідник,  призначений для обліку та  розкриття   змісту   одиниць   зберігання,   одиниць   обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду (Додаток 12).

201. Описи  справ  укладаються окремо на справи постійного та тривалого  (понад  10  років)  зберігання  та  з  кадрових  питань (особового складу).

На справи  тимчасового  (до  10  років)  зберігання  описи не складаються.  У разі ліквідації  чи  реорганізації  установи  такі описи складаються обов'язково.

202. Під час складання описів справ слід дотримуватися  таких вимог:  кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин,  кожний том  або частина  вносяться  до  опису  під  окремим номером);  графи опису оформлюються відповідно до відомостей,  зазначених  на  обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої  справи,  а  всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме",  при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю  (на  кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);  графа опису "Примітка" використовується  для  відміток про  особливості  фізичного стану справ,  про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

203. Описи   справ ведуться протягом   кількох   років  з використанням єдиної наскрізної  нумерації.  Справи  кожного  року становлять річний розділ опису.

204. У  кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ,  що обліковуються за  описом, перший  і  останній номери справ за описом,  а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та  пропущені  номери справ).  У  річний  розділ опису справ вносяться також справи,  не завершені протягом календарного року.  У таких  випадках  у  кінці річних  розділів  опису  кожного  наступного року,  протягом якого справи продовжувались в діловодстві,  зазначається:  "Документи  з цього питання див. також у розділі за ______ рік, N _____".

205. Зведений  опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках,  які  після  схвалення  експертною  комісією установи   в   установленому   порядку   подаються  для  схвалення експертно-перевірною комісією  відповідного державного   архіву, після  чого  затверджуються  сільським головою. Один примірник затвердженого опису подається державному архіву.

206. Зведені  описи  справ   тривалого   (понад   10   років) зберігання складаються у двох примірниках,  схвалюються експертною комісією сільської ради і затверджуються сільським головою.

207. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються   у   трьох   примірниках,   підписуються   укладачем, схвалюються   експертною   комісією   установи,   погоджуються   з експертно-перевірною   комісією  відповідного  державного  архіву, після чого  затверджуються  керівником  установи.  Один  примірник зведеного опису подається державному архіву.

208. Сільська рада описує документи постійного та тривалого  (понад  10  років)  зберігання,   з   кадрових   питань (особового  складу)  через  два  роки  після  завершення  справ  у діловодстві,  а також здійснює передачу документів  постійного  зберігання відповідно  до  затверджених  описів  справ до державних архівів в установлені законодавством строки.

Оформлення справ

209. Оформлення  справи  постійного  і  тривалого  (понад  10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів  справи,  наявність засвідчувального   напису  справи  про  кількість  аркушів  і  про особливості фізичного стану та формування справи,  підшивання  або оправлення   справи,  оформлення  обкладинки  (титульного  аркуша) справи.

210. Документи тимчасового зберігання,  сформовані у  справи, не   підшиваються,  аркуші  не  нумеруються,  уточнення  елементів оформлення  обкладинки  не  проводиться,  за  винятком   первинної бухгалтерської документації.

211. Справи  з грифом "Для службового користування",  особові та  окремі  групи  справ  постійного  зберігання,  назви  яких  не повністю   розкривають   зміст   (справи,  що  містять  постанови, розпорядження,  накази,  рішення тощо), повинні мати розміщений на початку  справи внутрішній опис документів у справі.  Необхідність складення внутрішнього опису документів деяких справ  визначається інструкцією установи.

212. Після   закінчення   діловодного   року  до  написів  на обкладинках справ  постійного  і  тривалого  зберігання  вносяться необхідні уточнення,  перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до  заголовка  справи  додаткові  відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

213. Дата  на  обкладинці  справи  повинна  відповідати  року початку і закінчення справи;  у справі,  що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".

214. На  обкладинках  справ,  що  складаються з кількох томів (частин),  проставляються дати  першого  і  останнього  документів кожного тому (частини).  У разі зазначення точної календарної дати проставляється число,  місяць і  рік.  Число  і  рік  позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

215. На  обкладинці  справи  проставляється  номер  справи за зведеним описом.

216. Написи  на  обкладинках  справ  постійного  та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко  чорним  світлостійким чорнилом  або пастою.  Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Передача справ до архіву установи

217. Справи  постійного  та  тривалого   (понад   10   років) зберігання,  з  кадрових  питань (особового складу) через два роки після завершення їх  ведення  передаються  до  архіву  в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Справи тимчасового  (до  10  років включно) зберігання можуть передаватися до архіву за рішенням сільського голови.

218. Передача  справ  до  архіву  установи  здійснюється   за графіком,  погодженим  з  керівниками  структурних  підрозділів  і затвердженим керівником установи.

219. Якщо окремі справи  необхідно  залишити  у  структурному підрозділі  для  поточної  роботи,  архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.

220. Приймання  -   передача   кожної   справи   здійснюється архіваріусом в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

221. Справи  постійного  та  тривалого   (понад   10   років) зберігання передаються до архіву установи за описами.

222. У кінці   кожного   примірника   опису   працівник  архівного підрозділу або особа,  відповідальна за ведення  архіву  установи, розписується   у   прийнятті   справ  з  обов'язковим  зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і  проставляє  дату. Один  примірник  опису  повертається структурному підрозділу,  всі інші залишаються в архіві установи.

223. Справи,  що передаються до архіву установи, повинні бути зв'язані належним чином.

22. У   разі   ліквідації   або  реорганізації  структурного підрозділу  особа,  відповідальна  за  організацію  діловодства,  в  період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у  справи,  оформлює  справи  і  передає  їх  до  архіву незалежно   від   строків  зберігання.  Передача  справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

Виконавчий комітет зобов'язаний забезпечити    зберігання    архівних документів  та  передачу документів, що належать до Національного архівного фонду,  після закінчення встановлених граничних  строків їх  зберігання  в  архіві  сільської ради для  постійного зберігання до відповідного державного архіву.

                                                       Додаток 1

                                                     до Інструкції

                                                       (пункт 21)

ВИМОГИ

до оформлення документів, що виготовляються

за допомогою друкувальних засобів

1. Для    друкування     текстів     службових     документів використовується  гарнітура Times New Roman,  шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів, або Bookman Old Style, шрифт розміром 11-12 друкарських пунктів.  Дозволяється використовувати шрифт  розміром  8-12   друкарських  пунктів  для  друкування  реквізиту  "Прізвище виконавця і номер його телефону",  виносок,  пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час  друкування  заголовків  дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

2. Текст     документів     на     папері     формату      А4 (210 х 297   міліметрів)  рекомендовано   друкувати   через  1-1,5 міжрядкового  інтервалу,  а  формату А5 (148 х 210  міліметрів)  - через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа,  що  подається  для  державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням  гарнітури  Times  New  Roman або Bookman Old Style, та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту),  які складаються з кількох рядків,  друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів  "Адресат",  "Гриф  затвердження",  "Гриф   погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа  відокремлюються  один  від  одного через 1,5-3 міжрядкових інтервали.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис"  друкується  на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна  довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує  150  знаків  (5  рядків), його  дозволяється  продовжувати  до  межі правого поля.  Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення  документів  слід  дотримуватися  таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра - для абзаців у тексті;

92 міліметри - для реквізиту "Адресат";

104 міліметри  -  для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 міліметрів  -  для  розшифрування  підпису  в   реквізиті "Підпис".

7. Не  робиться  відступ  від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа",  "Заголовок до тексту документа",  "Текст"  (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер  його  телефону",  "Відмітка  про  виконання   документа   і

надсилання  його  до  справи",  найменування  посади  у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження",  засвідчувального напису "Згідно  з оригіналом",  а  також  слів "СЛУХАЛИ",  "ВИСТУПИЛИ",  "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками.  Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше  сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок  ставляться  посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка"  та  розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти  документів  постійного  зберігання  друкуються на одному боці аркуша.  Документи із строком зберігання  до  5  років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

                                                       Додаток 2

                                                     до Інструкції

(пункт 17)

ПРИСТОЛИЧНА сільська  РАДА

Бориспільського району

Київської області

08325  с. Щасливе  Бориспільського  району  Київської   області ,вул. Фестивальна,39,  (04595)- 35-346 ,                           e mail:  sch_rada@ukr.net

__________ №_________

На ___________________

 ?                                       ¬

Додаток 3

                                                     до Інструкції

(пункт 17)

пристолична сільська  РАДА

Бориспільського району

Київської області

Виконавчий комітет

08325  с. Щасливе  Бориспільського  району  Київської   області ,вул.. Фестивальна,39,  (04595)- 35-346 ,                          e mail:  sch_rada@ukr.net

________ №_________

На _________________

       ?                                       ¬

Додаток 4

                                                     до Інструкції

(пункт 17)

пристоличнА сільська  РАДА

Бориспільського району

Київської області

Р І Ш Е Н Н Я

Про затвердження Регламенту Пристоличної сільської ради восьмого скликання

Керуючись  п.1 ст. 26, п.13, 14 ст. 46 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, заслухавши пропозицію сільського голови …. про затвердження регламенту ради Пристоличної сільської ради …..  скликання,

Пристолична сільська рада ВИРІШИЛА:

1. Затвердити  регламент Пристоличної сільської ради шостого скликання згідно додатку 1.(додається).

2. Контроль за виконанням даного покласти на постійну комісію з питань дотримання законності та депутатської етики.

Сільський голова                                                  Микола КАСЬКІВ

c. Щасливе

10 грудня 2020 року

№ 4 – 1 - VІІІ 

Додаток 4а

                                                     до Інструкції

(пункт 17)

ПРИСТОЛИЧНА СІЛЬСЬКА РАДА

Бориспільського району

Київської області

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Р І Ш Е Н Н Я

від 19 квітня 2022 року                                        №   96

с.Щасливе

Про заходи щодо відзначення ветеранів Великої Вітчизняної війни до 77 річниці з Дня Перемоги

Керуючись п. 3”б” ст.38 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, розглянувши пропозиції робочої групи про заходи щодо відзначення ветеранів Великої Вітчизняної війни до 77 річниці з Дня Перемоги,  

виконком Пристоличної сільської ради ВИРІШИВ:

1. З метою вшанування ветеранів Великої Вітчизняної війни до 67-ї річниці з Дня Перемоги у Великій Вітчизняній війні затвердити заходи згідно Програми та кошторису (додаток 1).

2. Створити робочу групу в складі: КаськівМ.І., (сільський голова), Йовбак Ю.Ю. (директор Щасливського НВК), Очередьно О.О. (художній керівник будинку культури), Кущенко Л.П. (секретар сільської ради), Журавльова Г.В. (секретар виконавчого комітету), Катруша Г.А. (головний бухгалтер сільської ради), Панченко Г.В. (вчитель Щасливського НВК), Микитюк О.П. (вчитель Щасливськього НВК), Хруль О.В. (директор Пролісківського НВО), Іващенко В.М. (завідуюча ДНЗ «Ромашка»).

3. Доручити директору будинку культури, директору Щасливського НВК, члену виконкому  Йовбаку Ю.Ю. підготувати сценарій та організувати проведення мітингу  8 травня 2022  року.

4. Контроль за виконанням даного рішення залишаю за собою.

Сільський голова                                                  Микола КАСЬКІВ

Додаток 5

                                                     до Інструкції

(пункт 17)

УКРАЇНА

ПРИСТОЛИЧНА СІЛЬСЬКА РАДА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

від     03 лютого 2022  р.                    № 10

с. Щасливе

Про участь у проведенні перевірки житлового сектору та об’єктів розташованих на території сільської ради з питань протипожежного захисту

 В зв’язку із проведенням комплексних пожежно-профілактичних відпрацювань Пристоличної сільської ради Бориспільським районним відділом головного управління держтехногенбезпеки у Київській  області 14 лютого 2012 року, з метою покращення пожежної безпеки в державних, кооперативних, приватних організаціях та приватних будівлях громадян населених пунктів,

1. Створити комісію для участі у проведенні перевірки у складі:

1. Пекельна Любов Іванівна, соціальний працівник,
2. Козанчук Надія Миколаївна,  соціальний працівник,
3. Кошарін Михайло Миколайович, головний інженер КП ЖКК «Щасливський»,
4. Авраменко Микола Васильович, начальник відділу із надзвичайних ситуацій.

2. Керівникам установ, незалежно від форм власності,  закріпити відповідальних осіб з пожежної безпеки.

Сільський  голова                                                     Микола КАСЬКІВ

Додаток 6

                                                     до Інструкції

(пункт 32)

ПЕРЕЛІК

документів, що затверджуються

з проставлянням грифа затвердження

1. Акти   (готовності   об'єкта  до  експлуатації;  списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання  (на  проектування  об'єктів,  технічних  споруд, капітальне   будівництво;  проведення проектних робіт тощо).

3. Звіти     (про     основну     діяльність;    відрядження тощо).

4. Кошториси  витрат  (на   утримання   апарату   сільської ради, приміщень, споруд; на капітальне будівництво тощо).

5. Номенклатури справ.

6. Нормативи      (витрачання      сировини,      матеріалів, електроенергії;     технологічного    проектування;    чисельності працівників тощо).

7. Описи справ.

8. Переліки (посад працівників з ненормованим  робочим  днем; типових,  відомчих  (галузевих)  документів із строками зберігання тощо).

9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних,   науково-дослідних  робіт; науково-технічної ради, наукової ради тощо).

10. Посадові інструкції.

11. Програми   (фінансово-економічні;   проведення   робіт  і заходів; відряджень тощо).

12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).

13. Розцінки на виконання робіт.

14. Структура установи.

15. Форми уніфікованих документів.

16. Штатні розписи.

  Додаток 7

                                                     до Інструкції

                                                       (пункт 59)

ПЕРЕЛІК

документів, підписи

на яких скріплюються гербовою печаткою

1. Акти (виконання робіт,  списання,  експертизи,  фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

3. Висновки  і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.

4. Довідки (лімітні;  про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

5. Договори      (про      матеріальну      відповідальність, науково-технічне співробітництво,  підряди,  оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

6. Документи  (довідки,  посвідчення  тощо),  що  засвідчують права громадян і юридичних осіб.

7. Доручення  на  одержання  товарно-матеріальних  цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

8. Завдання  (на  проектування  об'єктів,  технічних  споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

11. Зразки відбитків  печаток  і  підписів  працівників,  які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

12. Кошторис  витрат  (на  утримання  апарату управління;  на підготовку та освоєння виробництва нових виробів;  на  калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

13. Листи  гарантійні  (на  виконання  робіт,  надання послуг тощо).

14. Номенклатури справ.

15. Описи справ.

16. Подання  і  клопотання  (про  нагородження   орденами   і медалями; про преміювання).

17. Протоколи сесій, виконавчого комітету, рішення сесій та виконкому, розпорядження.

18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

19. Специфікації (виробів, продукції тощо).

20. Спільні  документи,  підготовлені від імені двох і більше установ.

21. Статути установ.

22. Титульні списки.

23. Трудові книжки.

24. Штатні розписи.

25. Довідки

   Додаток 8

                                                     до Інструкції

                                                      (пункт 122)

ПЕРЕЛІК

документів, що не підлягають

реєстрації службою діловодства*

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні   повідомлення,    плакати,    програми    нарад,

конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори.

_______________

     * Документи,  зазначені у  пунктах  1,  3,  8-12,  підлягають спеціальному  обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерській  службі,  кадровій  службі,   бібліотеці,   службі науково-технічної інформації).

Додаток 9

до Інструкції

 (пункт 142)

СТРОКИ

виконання основних документів

1. Укази,  розпорядження і доручення Президента України  -  у разі,  коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не  визначено,  його  виконання   здійснюється   протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

2. Запит  народного  депутата  України  -  не  пізніше  ніж у п'ятнадцятиденний  строк  з  дня  його  надходження  або  в  інший установлений   Верховною   Радою  України  строк.  Запит  депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим  -  у  п'ятнадцятиденний строк,  депутата  місцевої  ради - в установлений зазначеною Радою строк.

Якщо запит народного  депутата  України  (депутата  Верховної Ради   Автономної  Республіки  Крим,  депутата  місцевої  ради)  з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк йому повідомляють про це  офіційним  листом  із  зазначенням  причин  продовження строку розгляду.  Строк розгляду депутатського  звернення  з  урахуванням строку  продовження  не  може  перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

3. Депутата  місцевої  ради  - протягом не більш як 10 днів з дня надходження, а в разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки дати йому відповідь не пізніш як у місячний строк.

4. Письмовий припис  прокурора  про  усунення  порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.

Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих  порушень  і  умов,  що  їм  сприяють,  підлягає невідкладному розгляду.  Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити  відповідних заходів  до  усунення  порушень  закону,  причин  та  умов,  що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.

Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або   провадження   про   адміністративне   правопорушення   -   у десятиденний строк після її надходження,  якщо інше не встановлено законом.

5. Запит  на  публічну  інформацію  від  фізичної,  юридичної особи,  об'єднання громадян  без  статусу  юридичної  особи,  крім суб'єктів  владних  повноважень  (далі  - запитувачі),  та надання відповіді на запит на інформацію - не більше  п'яти  робочих  днів від дня надходження запиту.

     У разі   коли  запит  на  інформацію  стосується  інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи,  про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту,  аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні  події,  що  сталися або  можуть  статись  і  загрожують  безпеці  громадян,  відповідь повинна бути надана  не  пізніше  ніж  протягом  48  годин  з  дня надходження запиту.

У разі  коли  запит стосується великого обсягу інформації або потребує  пошуку  інформації  серед   значної   кількості   даних, розпорядник інформації  може  продовжити  строк розгляду запиту до 20 робочих  днів  з   обґрунтуванням   такого   продовження. Про продовження  строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів  з  дня надходження запиту.

6. Звернення громадян - не більше одного місяця  від  дня  їх надходження,  а  ті,  які  не  потребують додаткового вивчення,  - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у  зверненні  питання неможливо,  керівник  установи  або  його  заступник  встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала  звернення.  При  цьому  загальний  строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

7. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня -  до зазначеного в них строку.

Додаток 10

до Інструкції

 (пункт 172)

Пристолична  сільська рада                                        ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                                                              Сільський голова

                                                                            __________________________Микола КАСЬКІВ

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

___________№ __________

с. Щасливе

на 2021-2025 рр.

Найменування посади        ________                        __________________________

керівника                                   (підпис)                         (ініціали (ініціал імені),

структурного підрозділу                        прізвище)

___  ______________ 20___ р.

СХВАЛЕНО                                    ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання експертної           Архіваріус (особа,

комісії*                                                 відповідальна за архів)

структурного підрозділу                       установи

___  _________ 20___ р. N ___       ________  ____________________

                                    (підпис)   (ініціали (ініціал

                                                імені), прізвище)

                                    ___  __________ 20___ р. N ___

ПІДСУМКОВИЙ ЗАПИС

Про категорії та кількість справ, заведених у

2021-2025 рр. в сільській раді

Підсумкові відомості передано до служби діловодства

Найменування посади особи,

відповідальної за                        ________                        __________________________